業務に影響を与えずスムーズに事務所引越しを行うためのコツと基本を解説!

事務所引越しは会社の業務に支障がでてきます。
なるべく支障を与えずに、引っ越しをするときのポイントは、引っ越し業者と細かい打ち合わせが重要となります。
事務所の社員もなるべく仕事をしつつ引っ越しの準備をしはじめることで、スムーズに引っ越し作業をすることができます。
仕事に使うものを最小限に残しておいて、その他はすべて箱詰めするなどすると業務を止めずに作業を行うことができます。
一般家庭と違って、事務所の移転は荷造りをする数が多いので、荷造りをするときのコツとして置き場所をダンボールに書いておくと、自分が使っていたものがどこにあるのかわからなくなることはないです。

業務に影響を与えずスムーズに事務所引越しを行うためのコツと基本を解説!

業務に支障をきたさないように、引っ越し作業をするコツとしては、事務所引越しをする日までに自分の周りの荷造りの他に、棚にあるものを整理して箱詰めしたりすることが必要となります。
荷物を箱詰めする時にはダンボールの側面に場所を番号で書いておいたりしておくといいです。
業務に支障をきたさないようにするには、事務所引越しにかける日数も最小限にしたいものです。
細かいものから先に運んで、棚やテーブルなどは最後に運ぶようにすると効率よく引っ越しができます。
どのような手順で運ぶのかは引っ越し業者との入念な打ち合わせが必要となります。

事務所引越しでやることをまとめたチェックリスト

会社は業務を進める中で現在の環境では効率が悪かったり、新たな業務を行なうような場合に作業者を増員したり機器を増やすと当然に手狭になり、事務所引越しで対応するケースが少なくありません。
ところが事務所引越しの場合は行っている業務を続けながら実施しなければいけないので、できるだけ短期間に早く終了させる必要があります。
そのため、実際に行動する前にチェックリストを作成し、その内容に従って無駄な作業を省いていくといった方法が効率的で最適です。
チェックリストは最初から最後までどのような段階を踏んでいくのか時間がある中で決められるので、事務所引越しを行いながら実施する際に発生する突発的なトラブルの対処を考えられるというメリットがあります。
大規模な移転では大なり小なり必ず問題が発生しますが、時間が限られている状況でのトラブル対応は致命的です。
やることを事前に決めていれば、そこから起きるであろう問題も事前に予測できますし、いきなり実行するよりも効率よく事務所引越しができるので、取り引きしている相手先への影響も軽減できます。

事務所引越しで重要な事前の段取り

事務所引越しでは事前の段取りが重要になってきます。
事務所引越しでは目標とする期限、即ち新しいオフィスへの移転が完了しそこで仕事を始める日付があるはずですが、その日から逆算する形で、いつまでに誰が何をするのかを決めておかないと作業はうまく進みません。
多くの場合、実作業は社員自身が行うのではなく引越し会社など委託先になるでしょうが、それも含めて人的工数とか予算は無限にあるわけではありません。
また、複雑に絡み合った一連のプロジェクトではよくあることですが、何かの作業を行おうと思えば、それに先立って別の作業が完了していなければ始めるに始められないといったこともあります。
引越し先で机や椅子などの什器を配置しようとすれば、什器自体を用意しておかなければならないのは当然ですが、どのように配置するのかのレイアウトが決まらないと作業できません。
全体作業を有機的に統合することが必要で、これが段取りとなります。

事務所引越しで発生する仲介手数料

事務所引越しで発生する費用には、引越し費用に加えてオフィス家具の購入にかかる費用、新事務所の内装にかかる費用や敷金、旧事務所の原状回復工事の費用の他に仲介手数料は発生してきます。
この費用は事務所引越しに伴い、新しい事務所を探す際に一般的に仲介業者を利用しますが、これは事務所の空室情報は日々刻々と変化するので、最新の空室情報を把握している専門業者に事務所探しを依頼することが最も効率的だといえます。
専門業者に紹介してもらった事務所に入居を決める場合に専門介業者に支払いをするのがこの費用になります。
この手数料は上限額が決められており、通常定められているのが月額賃料の一ヶ月分(税別)が上限で、月額賃料100万円の事務所なら1ヶ月分までの支払いが発生します。
ただし中外業者によっては費用を安くしてくれるケースや、支払う費用が0.5ヶ月分、もしくは無料で対応してくれるケースもあるので専門業者選びも非常に重要です。

事務所引越しを行うなら注意したいポイント

事務所引越しをしたい場合には、注意すべきポイントがいくつかあります。
引っ越しをする時にまずおこなう必要があるのは、現在使用している建物の契約を解除することです。
注意をする必要があるのは、契約の内容によっては、解除ができる時期が決められている場合があることです。
使用を止めたい日の半年前までに解除の申込をおこなうのが一般的ですが、契約の内容によってはそれ以外の条件が決められている場合もあるので、しっかりと確認しておく必要があります。
事務所引越しをする場合には、現在使用中の建物を原状回復してから貸主に返却しなければいけないことも、気をつけなければいけないことです。
原状回復とは建物を借りた時の状態に戻すことで、事務所を使用するために建物の一部をリフォームしている場合などには、返却するために再度工事をして、元の状態に戻すことが必要です。
こうした工事にかかる時間なども考慮して、引っ越しのスケジュールを決めるのが重要なポイントです。

著者:中根重

東京都西東京市出身。人生で引っ越しを20回経験。自分の体験をもとに引っ越しに関する記事を多数執筆しています。

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